工作清单-物流行业的法宝

在《清单革命》这本书中提到，人会犯两种错误：无知之错和无能之错。无知之错，说的是因为你没有掌握正确的知识，没有相关的知识而犯了错。还有一种错误是无能之错，说的是你虽然掌握了正确的知识，但却没有正确地使用知识而犯下的错。清单的作用可以帮助你来避免无能之错，减少损失。

清单对生活的作用

为了让大家更好的理解清单的作用，来举例说明一下。之前经常听说医院给病人做手术，把纱布遗漏在病人体内的问题。近几年就很少发生，是因为医院现在开始手术前，把有几把剪刀，几块纱布都先记录下来，而且要阅读核对这些内容，当手术结束的时候，把所有手术器具收拾在一起，也要再核对一次，这个过程就是创建清单和核对清单的动作。

清单的作用

清单看起来就是把所有的事情罗列出来，没有什么复杂的；其实不然，在整理清单的时候，可以对所有内容进行分类管理，同时也可以释放大脑的记忆压力，大脑是擅于思考的，但不擅长记忆，尤其是对复杂的内容；有了清单就可以确保万无一失。有了清单就可以把记忆和经验，变成确定性的作业内容，无论是谁按照清单来执行，这件事情都不容易产生偏差。

物流行业清单的作用

在物流行业中，面对的问题也响应了书中提到的三类问题，简单问题用"执行清单"，复杂问题使用"核查清单"，不确定性的极端复杂问题用"核查清单+沟通清单；

日常工作使用执行清单更高效

对于负责多条航线的物流专员来讲，每个订舱单接收之后，要向供应商确认仓位，确认完成后需要发送数据给对方，并接收对方数据确认；之后把客户订单关联到获取的仓位上，汇总所有信息给到装载部门使之按照预报进行作业。以上的业务流程可以概括为：预订-确认-汇总-预报。每天每条航线都要进行这些操作，所以物流专员们要熟记执行清单。

复杂业务场景需要使用检查清单

仓库的作业通常是由入，出，存三部分大的业务环节组织，每个环节都有非常多的作业流程构成，仓库经理要确保所有环节每天都要完成关键指标，就需要把所有相关指标罗列一份检查清单，查看是否所有指标都在当天执行完成。

在这里我举一个经常发生的事故，仓库在实际运营过程中有仓库间调拨业务，就是在A仓库下架一些商品，到B仓库再上架，这样一个看似简单的事情，实际却经常造成库存混乱，主要原因就是A仓库下架不做清单的制定和检查，B仓库上架时也忽略了这一步骤，结果等到B仓库要出库时候发现库存错误，这时候才发现前面的作业失误，此时对客户已经造成损失，这也是一种典型的无能错误。

业务项目需要使用检查清单+沟通清单

业务产品要上线一条产品前，需要做很多准备工作，比如：对产品进行市场分析，对客户需要进行详细的确认，对仓库作业流程进行分解和设计，与参与运输的供应商进行价格谈判，与研发团队进行需求对焦...等等，这些步骤都需要在准确的时间点发生，不可以遗漏。除了以上的步骤，由于新产品在上线的过程中，容易出现协同失误，所以还需要一份沟通清单：在产品上线的过程中，大家要及时沟通各个环节内部的流程进度和延迟信息，这样可以保证当某个环节出现问题时，其他的作业进度能够及时调整。从这个角度大家可以看出，为什么新产品发布出现问题总是大概率，这就凸显了制作清单的必要性。例如：2022年春晚的项目是由字节公司使用飞书来完成的，飞书的文档就是一份检查清单+沟通清单。

管理人员的检查清单

作为团队负责人，也要有一份检查清单，这份清单的内容是什么呢？对P&L结果负责的领导，这部分内容一定要出现在清单上；对所有业务结果负责的领导，所有业务的关键指标要出现在清单上；对团队管理有期待的领导，跟团队的定期沟通内容也要出现在清单上；综合上面的内容就是检查清单和沟通清单，其中沟通清单有一个重要的环节是对上级定期汇报，汇报的内容通常就是你的检查清单的内容，这样汇报的时候是不是就非常清楚了呢？

清单的三个原则

你可能到这里感觉清单挺简单的，不就是列个单子照着执行，照着沟通就可以了嘛！不过，实际执行起来要难一些，很多的清单开头执行了一两次还行，可是后面大家就放弃了。针对这个问题，书中提到了三个原则：设计要简单高效可测；执行上要有明确的检查点；要不断地更新清单。

设计要简单高效可测

我们要求清单以结果为导向来设计，而不是面向过程的，也就是说当清单上的每一步执行了会出现什么结果要明确。像前面的物流专员的例子，订舱成功对方就会返回提单号，所以清单的设计就是向供应商订舱并取得获取提单号这个结果。而不能简单定义成向供应商订舱，这样的清单没有达到可测的目的。同时清单的制定要简要高效，不需要详细描述是通过发邮件订舱，还是通过系统API来实现这些琐碎的步骤。

检查点非常重要

清单开始执行后，一定要设置关键的检查点。如前面例子中，仓库出库及时率指标非常重要，这个指标的考核时间是当地的18:00，如果检查时间设置成当地17：00，发现问题还有1小时来补救，可是如果设置成20：00点，就会失去意义。同时，有些指标是关联其他业务指标的，当一个指标出现报警，就会导致其他指标不达标，这样的指标也要设置检查点。所以不仅有时间的检查点，也要有相关联因素的检查点。

更新清单是保持业务精进的关键

有了清单复制过来执行听起来不难，但是业务都是在不断变化的，当在执行的过程中有新的业务场景出现，大家通过沟通及时的解决掉问题之后，也要把新的业务场景更新到原来的清单上，确保未来的使用者可以解决这些问题。

强化工作清单保物流业务稳定

总结一下，在物流行业发展了数百年之后，新的业务场景出现已经相对较少。面对成熟的业务，避免出现异常最好的方法就是把业务总结成执行清单，检查清单和沟通清单。并通过不断地更新清单内容，来保证业务流程的稳定性，在这个过程中，还要加强培训，让参与人员每个人都有效地避免发生无能问题。