报价邀请书的12个要点

笔者在多年的从业经历中，经常看到很多采购在询价时漏洞百出，选择的供应商并非最优。

因此，笔者总结了报价邀请书的12个要点供读者参考。

— 1 —

报价有限期和报价截止日

报价有效期是由供应商提交给采购，用来决定中标价格的有效期限。

例如，供应商提供了一份价格很低的钢材报价单并明确告知报价有效期是30天，但由于种种原因，采购在30天后才发出订单。在这段时间，由于钢材价格上涨，供应商无法维持之前的报价，于是提出涨价。因报价有效期已过，采购只能接受。

报价截止日是供应商向采购提交报价的截止日。

如果供应商未能在报价截止日前提交报价，则被视为退出。但是在实际工作中，经常会有供应商在报价截止日过后报出比其他各家都低的价格，此时采购应该怎么办呢？笔者建议，遇到这种情况时，采购不要自己做决定，一定要向上级领导请示，由领导或者团队集体决定。

— 2 —

对投标人的资质要求

政府对特殊行业有资质要求，例如，土建招标需要供应商提供建筑资质，电控柜招标需要供应商提供配电资质，化学品招标需要供应商提供危化品经营许可。

一些行业会有特殊的质量体系要求，例如，汽车行业要求制造商通过IATF16949认证，医疗器械行业要求制造商通过ISO13485认证，一般制造业要求制造商通过ISO9001认证。对于MRO类物资，有些公司根据自身需要，可能会要求供应商是原厂或者具备代理资质。

— 3 —

商品描述和需求信息

商品描述说简单也简单，说复杂也复杂。对于标准品，采购只要知道品牌和规格即可。但是，定制件往往涉及图纸或功能要求。

在询价阶段，设计工程师常常没有完成图纸或者材料清单（Bill Of Material，BOM），采购只能依靠功能描述让供应商报价。

采购要在报价邀请书中尽可能完整地描述需求信息，包括样件数量和需求时间，量产开始时间和爬坡计划，年度采购峰值和最小值，项目结束时间和产品生命周期总量等。

— 4 —

项目时间节点

项目时间节点是对甲方需求信息的进一步明确，包括样品的图纸和BOM何时完成，样品的模具何时开具，样品何时提交，模具多久完成修改，量产条件何时具备等。

— 5 —

账期

账期一定要在报价邀请书里写清楚，否则很容易产生争议。例如，从表面上看，某供应商的价格略低于其他供应商，但是在产品定点后它未必会同意甲方提出的账期。比较账期差异后，该供应商未必是最优选择。

— 6 —

交货地点和贸易条款

交货地点和贸易条款关系到物权转移和物流成本转移。如果不在报价邀请书中写明，有的供应商按照出厂价报价，有的供应商按照到门价报价，采购就可能会选错供应商。

— 7 —

质量要求

在新产品的询价阶段，采购往往很难从设计工程师或者质量工程师处拿到完整的质量要求。

这就要求采购在报价邀请书中详尽地描述外购件的使用环境、使用要求和所要实现的功能，以防将来明确质量要求时供应商提出涨价。

— 8 —

特殊要求

很多公司对供应商的售后服务有特殊要求。例如，针对设备，生产部门会要求供应商提供培训服务，工艺部门会要求供应商在设备出现问题后24小时内提供诊断服务，维修部门会要求供应商定义备件并且备库。

— 9 —

在供应商处的投资

很多时候，采购需要支付在供应商处的工具、工装或模具等资产的费用，以便限制这些资产只生产自己公司的外购件。

在制作报价邀请书时，采购要罗列在供应商处可能发生的投资，以便各家供应商统一报价、公平比价。

— 10 —

合同模板（含质保协议）

这是很多采购在询价时容易忽略的关键点。不少采购常常在选定供应商后才向供应商提供合同模板，供应商却突然说法务不同意签署这份合同，需要做很多修改。结果双方僵持不下，最后采购只能妥协。

正确的做法是，采购应该把合同模板（含质保协议）作为附件一起发出，让供应商在报价前确认是否接受，如供应商不接受，则不给供应商报价的机会。

— 11 —

最小起订量和订货周期

如果采购不在报价邀请书中提出最小起订量和订货周期，就会产生不公平和不好谈的问题。

例如，一家供应商按照最小起订量100个报价，而另一家按照1000个报价，后者的报价略低于前者。在这种情况下，采购会选错供应商。

— 12 —

报价联系人、地址、电话和邮箱

这是报价邀请书的必备信息。在报价期间，采购应当要求所有的供应商只允许把报价发给自己，即甲方唯一授权的报价联系人。如果供应商把报价同时发给别人，如项目经理，即被视为有串标嫌疑，采购可以酌情决定废标。

采购可以将上述第2、5、7、8、11项作为整体方案中的打分项，用来综合考评最优供应商。