【500强采购】开启采购职业之门——认识采购工作

走上采购的成功之路，得先从全面了解采购工作开始。

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采购工作的重要性

采购部是管理公司支出的重要部门，具有保障供应、控制价格、降低成本、持续增值并监督使用部门合规操作的职能。关于采购工作的重要性，通用电气前CEO杰克·韦尔奇先生曾经说过：“在一家公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门，其他任何部门发生的都是管理费。”

假设某公司一年的销售额是1000万元，其中采购额占比为50%，即500万元，利润额占比为5%，即50万元，如表1-1所示。

表1-1 采购额与利润额占销售额的比例

当销售额上升10%时，利润额会上升10%，即5万元，如表1-2所示。

表1-2 销售额上涨10%时

当采购额下降1%时，利润额同样会上升10%，即5万元，如表1-3所示。

表1-3 采购额下降1%时

在这个案例中，采购额下降1%和销售额增长10%对公司利润额增长的贡献是一样的。可见，采购部为公司节省的每一分钱都是利润。因此，公司要重视采购部对利润的贡献。与其费尽心力追逐销售额的增长，倒不如给采购部更多的资源，让采购部发挥更大的作用。

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采购工作的特点

长期从事采购工作的人一般具有以下3个特点：

1、合规性

采购新人入职后第一堂培训课的主题就是合规。在采购的整个职业生涯中，合规性始终占据最重要的地位。这样做合规吗？这是采购开展任何工作之前都要思考的问题。

2、保守性

采购在做任何决策时都不能冒险，因为采购的任务是维持供应链的稳定性和降本的持续性。当有新供应商报出超低价时，采购不应兴奋地向上级报喜，而要判断降本能否持续，超低价是否真实。

3、被动性

采购的工作应以听为主，避免言多必失。例如，在与供应商谈判时，采购要倾听供应商的想法和提议，而不是先亮出自己的底牌。在与陌生人打交道时，采购往往不会像销售那样热情，通常会给人以距离感。

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采购从业者的职责和权限

在现实工作中，采购从业者经常被职责不清的问题所困扰，好像任何与供应商有关的问题都应该由采购来解决。这常常导致采购到处“救火”，自己的主要任务却没有完成。

其实，基层采购应以完成商务工作、快速开发合适的供应商、保障供应并控制价格为主业。采购从业者主要承担以下12项职责：

（1）向内部客户收集需求；

（2）开发充足的供应商；

（3）建立合格供应商名录；

（4）评估及选择供应商；

（5）保守商业机密；

（6）下发、追踪合同和订单；

（7）负责所有文件的存档管理；

（8）完成外购件的预算节约；

（9）协调解决外购件的供货和品质问题；

（10）制定与实施降本计划；

（11）处理紧急采购事务；

（12）完成上级交办的其他任务。

在承担以上12项职责的同时，采购人员应该被赋予以下6项权限，以确保职责得到充分履行：

（1）与供应商的一切商务合作的唯一窗口；

（2）合法代表甲方发布需求信息和中标信息；

（3）制定合规的采购流程并监督执行；

（4）推动跨部门协作降本；

（5）拥有供应商选择的最终决策权；

（6）拥有一定金额范围内的订单审批权。

只有责权明晰，采购才能有的放矢，创造最大的价值。

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采购从业者的职业素养

采购从业者具备良好的职业素养是一切采购工作得以顺利开展的必要条件，也是采购从业者取得优异业绩的必要前提。

采购从业者应该具备的职业素养主要有以下4项。

1、爱岗敬业

采购从业者应该对采购工作充满热情并尊重自己的职业，具备必要的岗位技能和服务意识，确保认真、完整地完成工作，在团队工作中发挥积极的作用。

2、诚实守信

行为是由内心信念来支配的，信念的善与恶将导致行为的是与非。采购从业者对待工作时要做到客观公正，遵循职业道德，时刻规范自己的言行。

3、执行流程

采购从业者需要为内部客户提供服务及准确的信息。保证采购工作充分可靠的唯一方法就是严格执行流程。如果流程不能得到完全执行，那么采购工作一定会陷入无序和混乱。

4、终身学习

采购工作的专业化程度越来越高，采购从业者应该不断提升自己的专业素质，以便保持自身竞争力。

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如何做到终身学习

终身学习是一个树立目标、制定计划、掌控自己，从而一步一步实现理想的过程。其实施过程主要包含以下7个步骤。

1、树立总目标

实现总目标的时长为1年到5年不等。例如，采购新人可以树立在3年内成长为采购专家的总目标。

2、确定阶段性目标

阶段性目标不要太远、太大，期限以30天或100天为宜。例如，在100天内阅读10本采购类图书就是一个不错的阶段性目标。

3、制定实施计划

为了实现阶段性目标，需要确定每天或者每周应该完成哪些任务。例如，每周阅读一本采购类图书并写一篇读后感就是一个切实可行的实施计划。

4、付诸行动

每天都要督促自己按照计划实施。

5、制定奖惩措施

事先明确，如果提前完成任务，应该怎么奖励自己（例如，请自己看一场电影）；如果没有按时完成任务，应该怎么惩罚自己（例如，晚上12点前不准睡觉，直到赶上进度）。

6、把目标告诉别人

把目标公之于众是为了变相地督促自己坚持学习。我们可以通过朋友圈分享自己的目标，或者把自己的目标告诉好友和同事。

7、积小胜为大胜

完成一个阶段性目标后再完成下一个阶段性目标，直到达成总目标。